Die DSGVO gilt seit 2018, und viele kleine Unternehmen kämpfen noch immer damit, was sie eigentlich brauchen. Die gute Nachricht: Für einen überschaubaren Betrieb lassen sich die wichtigsten Baustellen strukturiert prüfen. Eine Website ist dabei nur ein Teil, denn Datenschutz betrifft auch interne Abläufe, Dienstleister, Geräte und Zugriffsrechte.
Welche Bereiche gehören in den Datenschutz-Check?
| Bereich | Was geprüft wird | Typisches Ergebnis |
|---|---|---|
| Website | Formulare, Cookies, externe Dienste, Schriften, Tracking und Datenschutzerklärung | Unnötige Verbindungen entfernen und Hinweise aktualisieren |
| Dienstleister | Hosting, Newsletter, CRM, Cloud, Terminbuchung und weitere Auftragsverarbeiter | Verträge und Datenflüsse nachvollziehbar dokumentieren |
| Interne Abläufe | Zugriffsrechte, Löschfristen, Geräte, E-Mail, Papierakten und Backups | Verantwortlichkeiten und konkrete Maßnahmen festlegen |
| Mitarbeitende | Berechtigungen, Vertraulichkeit, Schulung und Umgang mit Anfragen | Wissen vereinheitlichen und unnötige Zugriffe begrenzen |
Die praktische Website-Checkliste
Das ist sinnvoll
- Datenschutzerklärung aktuell, verständlich und im Footer erreichbar halten
- Formulare per HTTPS übertragen und nur wirklich notwendige Angaben abfragen
- Externe Dienste und Datenübermittlungen vollständig erfassen
- Auftragsverarbeitungsverträge mit relevanten Dienstleistern prüfen
- Cookie-freie und lokal gehostete Lösungen bevorzugen, wenn sie den Zweck erfüllen
Das besser nicht
- Eine fremde Datenschutzerklärung kopieren
- Tracking oder Karten laden, bevor eine nötige Einwilligung vorliegt
- Alte Formulareinträge und E-Mail-Protokolle unbegrenzt speichern
- Jeden Dienst allein wegen eines EU-Serverstandorts automatisch für sicher halten
- Davon ausgehen, dass die Website-Prüfung alle betrieblichen Prozesse abdeckt
Was ein Vor-Ort-Check zusätzlich sichtbar macht
Auf dem Bildschirm sieht man nur einen kleinen Ausschnitt. Vor Ort fallen oft ganz andere Fragen auf: Wer kann welche Kundendaten öffnen? Wo liegen Ausdrucke? Wie lange bleiben E-Mails und Backups erhalten? Welche Geräte verlassen das Büro? Und weiß das Team, was bei einer Auskunfts- oder Löschanfrage zu tun ist?
Ihre IT sollte für Sie arbeiten, nicht Sie für Ihre IT.
Für solche betrieblichen Prüfungen arbeite ich mit Malte Friedrich zusammen. Sein investigativer Datenschutz-Check ist für kleine und mittelständische Unternehmen gedacht: Er betrachtet einen Tag lang Geschäftsräume und Arbeitsprozesse und fasst anschließend den aktuellen Stand sowie konkrete umsetzbare Maßnahmen zusammen.
Was kann CarloMedia direkt an der Website prüfen?
Ich prüfe unter anderem externe Verbindungen, Formulare, Cookies, eingebundene Dienste, lokale Schriften, Tracking und die technische Datenminimierung. Gefundene technische Probleme kann ich anschließend direkt an der Website beheben.
Wann ist ein Vor-Ort-Check sinnvoll?
Wenn neben der Website auch interne Arbeitsabläufe, Geräte, Zugriffsrechte, Dokumentation und Dienstleister betrachtet werden sollen, reicht ein reiner Website-Check nicht aus. Dann ist eine strukturierte Prüfung im Unternehmen sinnvoll.
Ist der Prüfer automatisch der Datenschutzbeauftragte?
Nein. Eine Beratung oder Bestandsaufnahme ist nicht automatisch eine Bestellung zum internen oder externen Datenschutzbeauftragten. Rolle, Aufgaben und Verantwortlichkeiten müssen ausdrücklich vereinbart und fachlich geprüft werden.
Quellen und weiterführende Informationen
Häufige Fragen
Reicht eine aktuelle Datenschutzerklärung für die DSGVO aus?
Nein. Die Datenschutzerklärung beschreibt Datenverarbeitungen, ersetzt aber keine sauberen Abläufe. Verträge, Zugriffsrechte, Löschfristen und die tatsächlich eingesetzten Dienste müssen ebenfalls stimmen.
Braucht jede Website ein Cookie-Banner?
Nicht jede Website benötigt automatisch ein Cookie-Banner. Entscheidend ist, welche Informationen im Endgerät gespeichert oder ausgelesen werden und welche externen Dienste vor einer Einwilligung laden. Ein datensparsamer, cookie-freier Aufbau kann den Banner in vielen einfachen Fällen vermeiden.
Was ist der Unterschied zwischen Website-Check und Datenschutz-Check vor Ort?
Der Website-Check betrachtet die technischen Datenflüsse der Internetseite. Ein Vor-Ort-Check bezieht zusätzlich Geschäftsräume, interne Prozesse, Geräte, Dokumentation, Dienstleister und Mitarbeitende ein. Für eine vollständige Bestandsaufnahme können beide Perspektiven nötig sein.
Kann CarloMedia technische Datenschutzprobleme direkt beheben?
Ja, wenn die Probleme in der technischen Umsetzung der Website liegen. Dazu zählen beispielsweise unnötige externe Verbindungen, nicht lokal geladene Schriften oder unpassend eingebundene Dienste. Rechtliche Einzelfallberatung ist davon getrennt.
Wie läuft die Zusammenarbeit mit Malte Friedrich ab?
CarloMedia konzentriert sich auf Website, Technik und Datenminimierung. Für die betriebliche Vor-Ort-Analyse kann Malte Friedrich hinzugezogen werden. Der genaue Umfang und die nächsten Maßnahmen werden vorab transparent festgelegt.