Seit Anfang 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Der Versand wird dann gestaffelt zur Pflicht: ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz, ab 2028 grundsätzlich für alle. Eine E-Rechnung ist dabei kein PDF, sondern ein strukturierter Datensatz (ZUGFeRD oder XRechnung), den Software automatisch auslesen kann.
Was sich konkret ändert
- Empfangen: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen annehmen können, eine E-Mail-Adresse reicht technisch schon aus.
- Versenden: Rechnungen an andere Unternehmen im Inland müssen ab dem jeweiligen Stichtag im strukturierten Format ausgestellt werden. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen, Ausnahmen gelten außerdem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und für Kleinunternehmer.
- Aufbewahren: Die strukturierte Rechnung muss revisionssicher gespeichert werden (Aufbewahrungsfrist 8 Jahre).
- Zwischen Unternehmen reicht ein einfaches PDF ab dem jeweiligen Stichtag nicht mehr als vollwertige Rechnung.
Der Umstieg ist kleiner als gedacht
Sie brauchen dafür keine teure Software mit Abo und Kundenstamm. Es reicht ein Weg, Ihre gewohnte Rechnung in das geforderte Format zu bringen. Wichtig ist nur, rechtzeitig anzufangen, damit der Umstieg nicht im letzten Moment unter Zeitdruck passiert.
Ein kostenloses Tool zum Umsteigen
Dafür habe ich strukturius gebaut: Sie laden Ihre Rechnung als Word-, PDF- oder Excel-Datei hoch und erhalten eine E-Rechnung im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format, ohne Konto. Kostenlos ausprobieren können Sie es auf strukturius.de (auch verlinkt unter Gratis). Hinweis: Das ersetzt keine Steuerberatung, sondern hilft beim technischen Format.